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S’organiser de façon agile #Entrepreneuse #Agile #mieuxsorganiser

Suite à mon webinaire du 6 mars, je vous avais promis cette article qui résumerait ce que j’avais dit !

Organisation AGILE

L’agilité, cela vient au départ du développement logiciel. Ce n’est pas à proprement parlé une méthode, j’aime plus parler d’approche différente de la gestion de projet.

Le manifeste agile a été écrit en 2001 lors d’une réunion de 17 experts, ils n’ont pas inventé la méthode, non, ils ont juste mis en commun leurs pratiques pour définir ce qui est devenu les méthodes dites agile.

Ici, ce qui va nous intéresser  au niveau de ce qui est noté dans le manifeste, c’est la notion d’adaptabilité et de flexibilité !

Oui, on va apprendre à s’organiser autrement de façon flexible et adaptable.

En agilité, on ne gère plus de planning détaillé, vous savez ceux où l’on disait alors telle jour, je vais faire cela, cela va me prendre tant de temps !

Non, là, c’est terminé, en agile, on ne fonctionne plus de cette façon.

Pour s’organiser de façon agile, il faut trois outils :

  • Des post-it (d’une ou plusieurs couleurs à vous de choisir !)
  • Un tableau (ou faisant fonction de tableau, personnellement, j’ai pris des feuilles A4 et je me suis fait un petit tableau à ma façon !).
  • Un stylo (ben, oui, va bien falloir écrire sur les post-it et mettre en forme le tableau !

La première chose à mettre en place, c’est la backlog des choses à faire. C’est quoi ? c’est tout simplement le bac de tout le travail que vous avez à faire ! Une tâche à faire : vous faites un post-it et le mettez dans la backlog. La backlog, c’est pour moi, une feuille à A4 que j’ai positionné à gauche de mon tableau agile (je vais y venir).

Il n’y a pas de restriction du nombre de post-il à mettre dans la backlog, vous y mettez vraiment tout le travail à faire.

Un post-it, peut se présenter sous différentes formes :

  • Soit juste une action :  par exemple, moi, j’ai des post-it qui ne contiennent que la tâche « Ecrire un article blog entrepreneuriat ».
  • Soit c’est un sujet, et je détaille les différentes tâches que j’ai à faire sur le post-it. Pour mes formations, j’ajoute les tâches : Réserver train, réserver hôtel, vérifier support de cours, faire le devis, faire le dossier, faire la facture… cela me permet d’avoir un post-it pour un projet de formation.

 

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Vous pouvez si vous avez plusieurs couleurs de post-it, très bien, mettre une couleur par thème.

Etape suivante définir votre tableau agile.

Perso, je travaille avec deux colonnes :

  •  A Faire: ce que je désire faire aujourd’hui ou rapidement,
  • En cours : ce que je suis en train de faire, ou qui est commencé (pour les tâches qui peuvent durer un petit moment).

 

Mais pour une meilleure visibilité, je vais fonctionner avec des lignes d’eau, ce sont des lignes verticales qui me permettent de classifier les différents thèmes

Voici à quoi ressemble le mien :

 

A faire En cours
Admin
Formation
Université
Blog/FB
Offre

 

Le tableau en l’état peut fonctionner, mais je me donne des limitations. Ben oui, je ne veux pas commencer 50 tâches et ne rien finir.

Je me suis donc mis des limitations  par colonne.

Cela donne ceci :

A faire

8

En cours

4

Admin
Formation
Université
Blog/FB
Offre

Cela va par exemple dire, que je n’ai pas le droit d’avoir plus de 4 tâches en cours, plus de 4 post-it dans la colonne ! Cela m’oblige à en terminer un pour pouvoir en reprendre un autre.

Dans mon cas, j’ai ajouté également des limitations au niveau des lignes pour essayer de traiter tous les thèmes.

Cela donne cela :

 

A faire

8

En cours

4

Admin

2

Formation

(Aucune)

Université

2

Blog/FB

2

Offre

2

Ce qui veut dire que je ne peux avoir en même temps dans le tableau que deux actions sur mes offres, ou d’administratif.

Par contre, une petite particularité, que je m’autorise c’est dans la ligne « Formation », je ne mets pas de limitation et cela ne compte pour la colonne. Car en fin de compte, je peux avoir plusieurs actions de formation d’ouverte en même temps, je fais le post-it dès que une formation est partante. Là par exemple, j’en ai déjà 3 sur le mois de mai, donc j’ai 5 post-it en cours, les 2 de mars que je dois solder, et les 3 que je vais faire en mai.

Mes notes pour le Webinaire :

 

 

 

La force de cette méthode, c’est vraiment le côté visuel ! Et son adaptabilité, il m’arrive souvent de changer des post-it dans la colonne à faire en fonction de nouvelles urgences, demandes ou tout simplement en fonction de mes envies du moment.

Ce qui est aussi important dans cette méthode, c’est qu’on ne se met pas la pression ! Ben oui, vous savez le truc qu’on avait prévu le mardi matin, et que le jeudi soir on n’a pas encore fait !

Pas grave ! Puisqu’on n’avait rien de prévu le mardi matin, juste des tâches à faire, et on les a fait !

Voilà pour ce que j’ai présenté lors du webinar !

Perso, je suis une adepte à 200% de cette méthode car elle me correspond. Mais comme il s’agit vraiment d’un changement d’état d’esprit, je peux concevoir qu’elle convienne pas à tout le monde, ou que pour certaines ils faillent un petit temps d’adaptation.

Au départ, dans mon métier de chef de projet informatique, j’étais très dubitative de ses méthodes, et plus je les découvre, plus je les trouve génial !

On peut dans notre rôle d’entrepreneuse, être agile, cela nous apportera beaucoup. Mais pas seulement pour notre organisation, c’est agilité, c’est flexibilité, c’est notre force !

Pour revoir le Webinaire : rejoignez le groupe Facebook : Les entrepreneuses agile

Pour aller plus loin, c’est aussi sur le groupe ou vous pouvez me contacter !

Importance de la gestion de votre temps #Chefdeprojet #GestionDeprojet

téléchargerLa journée du Chef de projet est souvent très remplie !

Et vous, votre gestion de temps, vous la trouvez comment ?

Optimale ? à améliorer ?

Vous pouvez vous poser les questions suivantes :

  • Est-ce que je dispose de suffisamment de temps pour réaliser les tâches de gestion de projet ?
  • Est-ce que je suis à l’écoute de mon équipe ? le juste nécessaire ? ou bien trop à l’écoute ?
  • Est-ce que j’arrive à partir à l’heure prévue le soir ?
  • Est-ce que j’arrive à prendre le temps de manger à midi ? à prendre le temps de boire un café chaque jour avec mon équipe ?

Si vous répondez oui à ces questions, c’est que vous gérez correctement votre temps.

Si cela n’est pas le cas, il faut que vous penchiez sur l’amélioration de votre gestion de temps.

Je vous propose quelques pistes :

  • fixez 2 à 3 objectifs chaque jour.
  • fixez un temps pour répondre aux questions de vos collaborateurs (en pratiquement l’écoute active).
  • Gérez vos mails avec la méthode des 4D.

Je développerais ces méthodes dans des prochains articles.

Vous avez besoin d’aide ? n’hésitez pas à me contacter pour planifier un coaching afin de vous aider à faire le diagnostique de votre gestion de temps, mais aussi pour mettre en place de nouvelles habitudes !

 

 

La méthode MoSCoW pour prioriser les tâches (voir plus) #GestionProjet #ChefdeProjet

En réalisant, une revue de presse, je suis tombée sur un article très intéressant qui expliquait la méthode MoSCoW. Cela m’a fortement interpellé et j’ai voulu en savoir plus. Et je suis donc partie sur le net afin d’en savoir plus.

Cette méthode permet de prioriser les tâches tout simplement en les classifiant en 4 catégories :

  • M – MUST :  ‘DOIT être fait’,
  • S – SHOULD : ‘DEVRAIT être fait dans la mesure du possible’,
  • C – COULD : ‘POURRAIT être fait dans la mesure où cela n’a pas d’impact sur les autres tâches,
  • W – WON’T : ‘NE SERA PAS fait cette fois mais sera fait plus tard’

En regardant un peu plus en détail cette méthode, je me dis que cette méthode s’applique effectivement aux tâches, mais pas que ?

Pour moi, elle servira au chef de projet (ou/et responsable de centre de service) à classifier les demandes des parties prenantes. Souvent le chef de projet croule sous les demandes de modification, d’évolution… C’est un peu la foire, il y a en a souvent énormément.

L’idéal est donc de mettre en place un fichier de suivi des demandes d’évolution (ou d’utiliser un logiciel qui permet de le faire).  Ce fichier devra contenir la description de la demande, la date de la demande, la personne qui en fait la demande au minimum. (Des fiches d’évolution plus détaillées pourront être mises en place).

Par contre, souvent vous prioriser vos demandes en mettant  : P1 (Priorité 1), P2 (Priorité 2)… Mais il faut bien reconnaître que cela n’est pas très parlant. Et c’est là qu’intervient la méthode MoSCoW, je pense que vous voyez où je veux en venir ?

Classifier les demandes en utilisant la méthode :

  • M – Les demandes qui doivent être faites impérativement pour ce projet (demandes qui seront chiffrées.).
  • S – Les demandes qu’ils seraient bien de faire. Ces demandes n’ont pas besoin d’être chiffrées, elles seront faites s’il reste du temps et du budget !
  • C – Là, on arrive déjà à des tâches qui seront sans doute reportées sur un autre projet. Puisqu’elles ne doivent être faites que si elles n’ont pas d’impact sur les autres tâches. (Et bien sûr s’il reste du temps et du budget…)
  • W – Les tâches qu’on met dès le départ de côté pour un autre projet. (Projet d’évolution).

Et vous, vous appliquez cette méthode ? ou autre méthode ? Cette méthode vous semble pertinente ?

Votre rapport avec les mails ?

En parcourant Twitter je suis tombée sur un article intéressant :

« Pour réduire le stress des mails il faut négocier le degré de réponse attendue », conseille Pascale Bélorgey

On se rend de plus en plus compte que le mail est une des sources principales de stress au travail. Pourquoi ? Tout simplement car nous les traitons à toute heure du jour (et parfois même de la nuit).

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Les conseils de Pascale Bélorgey sont identiques à ceux que je peux donner en formation :

  • se ménager une plage horaire sans mail dans la journée pour avancer dans son travail,
  • ne traiter en dehors de la plage horaire bureau que les mails urgents.

D’une façon générale, je conseille d’utiliser la règle des 4 D pour traiter ses mails :

  • D = Delete : supprimer ou classer les mails où aucune action n’est nécessaire.
  • D = Delegate : déléguer ce qui peut l’être.
  • D = Defer : reporter à une autre plage horaire, les mails où il faut plus de 5 minutes pour réaliser l’action.
  • D = Do : traiter les mails qui peuvent être traités en moins de 5 minutes.

Et vous comment faites-vous pour ne pas être submergé par les mails ?