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Budget projet que doit-il contenir ? #Chefdeprojet #GestionProjet

Aujourd’hui, un article sur le budget projet. Beaucoup de chef de projet ne le gère pas (pas dans leur attribution.), mais pour ceux qui le gère ce n’est pas évident.

Il est important de bien comprendre ce que doit comprendre un budget. ll faut distinguer les coûts directs et les coûts indirects. Vous trouverez ci-dessous l’image de la présentation que je fais à mes stagiaires en gestion de projet. (Application sur le sujet Fil rouge de notre formation.).

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Je ferais des articles détaillant chaque catégorie prochainement.

La courbe en S : Explication #GestionProjet #Chefdeprojet #indicateur

La courbe en S est un indicateur projet très visuel, à partir de 4 notions, 3 courbes, l’on peut analyser facilement si un projet est en avance ou en retard à l’instant T.

L’analyse des écarts permet de mettre en place les actions correctives qui permettent de limiter les dérapages.

Les 4 notions :

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Les 3 courbes :

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Le graphique : 

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Que pouvez-vous dire de ces courbes ?

L’écart de coût : 

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L’écart de délai :

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Que devons-nous faire ?

  • L’indice de performance des coûts (IPC)

IPC = CBTE / CRTE

Le ratio « coûts budgété du travail effectué» sur « coûts réel du travail effectué » permet de mesurer la quantité de travail accomplie pour chaque euro dépensé.

  • IPC <1
    • soit le budget a été sous estimé,
    • soit l’équipe projet est moins performante que prévue.
  • IPC =1
    • cela signifie que nous sommes conformes aux prévisions.
    • Dans ce 1er cas de figure, la planification et la réalisation ont été parfaites.
  • IPC >1
    • soit le budget a été surestimé, (ou le prix demandé si on est sous-traitant.)
    • soit l’équipe projet est plus performante que prévue.
  • Indice de performance des délais (IPD)

IPD=CBTE / CBTP

Le ratio « coûts budgété du travail effectué» sur « coûts budgété du travail prévu» permet de mesurer le taux de travail effectué par rapport au travail prévu.

  • IPD <1
    • cela signifie cela signifie que l’équipe projet produit moins que prévu.
    • Nous pouvons en déduire des erreurs lors de la définition des activités, sur le choix de l’équipe (des juniors à la place de seniors), ou sur le manque de formation pour certains membres par exemple.
  • IPD =1
    • cela signifie que l’équipe projet avance conformément aux prévisions.
  • IPD >1
    • cela signifie que l’équipe projet produit plus que prévu.
    • Nous pouvons en déduire des erreurs lors de la définition des activités ou sur le choix de l’équipe (des séniors à la place de juniors) par exemple.

Estimation à la fin du projet 

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A partir des données actuelles (Juillet 2015), vous devez vous projeter à la fin du projet en prolongeant les courbes CBTE et CRTE.

Vous pourrez ainsi estimer le « reste à faire » et donc l’estimation à achèvement.

La méthode MoSCoW pour prioriser les tâches (voir plus) #GestionProjet #ChefdeProjet

En réalisant, une revue de presse, je suis tombée sur un article très intéressant qui expliquait la méthode MoSCoW. Cela m’a fortement interpellé et j’ai voulu en savoir plus. Et je suis donc partie sur le net afin d’en savoir plus.

Cette méthode permet de prioriser les tâches tout simplement en les classifiant en 4 catégories :

  • M – MUST :  ‘DOIT être fait’,
  • S – SHOULD : ‘DEVRAIT être fait dans la mesure du possible’,
  • C – COULD : ‘POURRAIT être fait dans la mesure où cela n’a pas d’impact sur les autres tâches,
  • W – WON’T : ‘NE SERA PAS fait cette fois mais sera fait plus tard’

En regardant un peu plus en détail cette méthode, je me dis que cette méthode s’applique effectivement aux tâches, mais pas que ?

Pour moi, elle servira au chef de projet (ou/et responsable de centre de service) à classifier les demandes des parties prenantes. Souvent le chef de projet croule sous les demandes de modification, d’évolution… C’est un peu la foire, il y a en a souvent énormément.

L’idéal est donc de mettre en place un fichier de suivi des demandes d’évolution (ou d’utiliser un logiciel qui permet de le faire).  Ce fichier devra contenir la description de la demande, la date de la demande, la personne qui en fait la demande au minimum. (Des fiches d’évolution plus détaillées pourront être mises en place).

Par contre, souvent vous prioriser vos demandes en mettant  : P1 (Priorité 1), P2 (Priorité 2)… Mais il faut bien reconnaître que cela n’est pas très parlant. Et c’est là qu’intervient la méthode MoSCoW, je pense que vous voyez où je veux en venir ?

Classifier les demandes en utilisant la méthode :

  • M – Les demandes qui doivent être faites impérativement pour ce projet (demandes qui seront chiffrées.).
  • S – Les demandes qu’ils seraient bien de faire. Ces demandes n’ont pas besoin d’être chiffrées, elles seront faites s’il reste du temps et du budget !
  • C – Là, on arrive déjà à des tâches qui seront sans doute reportées sur un autre projet. Puisqu’elles ne doivent être faites que si elles n’ont pas d’impact sur les autres tâches. (Et bien sûr s’il reste du temps et du budget…)
  • W – Les tâches qu’on met dès le départ de côté pour un autre projet. (Projet d’évolution).

Et vous, vous appliquez cette méthode ? ou autre méthode ? Cette méthode vous semble pertinente ?

Budget projet #GestionProjet @ORSYS

Budget projet #GestionProjet @ORSYS

Aujourd’hui, en formation, nous avons aussi vu la réalisation du budget projet.

Présentation du budget :

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Quelques explications :

Coût Direct :  ils sont directement imputables au projet.

Main d’œuvre : Il s’agit du personnel interne de la société.

Matériel

Sous-traitance : Prestation avec réalisation concrète (le résultat est palpable.).

Déplacement : Note de frais ==> Hôtel, train, avion, frais kilométrique, restauration, parking…

Immatériel : souvent de la prestation avec un résultat non palpable (conseil, formation…)

Divers : On met ici, les fournitures diverses.

Coût Indirect : Il s’agit des frais généraux, frais de structure.

Il s’agit souvent d’un pourcentage des coûts directs.

Dans certaines entreprises, ce pourcentage est directement ajouté au coût journalier de la main d’œuvre.

Les photos du travail des stagiaires :

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Fiche projet #Chefdeprojet #Gestiondeprojet

Afin de retrouver rapidement toutes les informations d’un projet, il est intéressant de mettre en place une fiche projet.

Cette fiche sera la fiche d’identité du projet.

Sur des petits projets, cette fiche peut remplacer le PMP (Plan de management projet).

Je vous propose ici une version, vous pouvez l’adapter à vos besoins.

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Vous trouverez ci-dessous l’exemple d’une fiche projet remplie de façon succincte.

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Définition "Qu'est-ce qu'un projet ?" #Chefdeprojet #Gestiondeprojet

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Un projet part d’une idée, d’un besoin ou d’une demande.

Le but du projet, c’est l’objectif. C’est à dire : le résultat que l’on veut atteindre. Il est important que le chef de projet (et toute l’équipe) garde en tête tout au long du projet cet objectif. L’objectif peut être affiché si on est sur un plateau projet, ou bien, il peut être rappelé à chaque réunion d’équipe. (Le noter également dans le compte-rendu.)

Les moyens sont matériels, humains. Ce sont eux qui vont permettre d’atteindre l’objectif. Sans moyens, on ne pourra pas atteindre l’objectif.

Les contraintes : il s’agit des contraintes légales, stratégiques… Elles sont importantes, elles vont aider le chef de projet à prendre des décisions (sur les coûts, délais et la qualité). Elles doivent donc être impérativement noter dans le document de suivi du projet (Fiche projet, PMP…)

Les tests

Le test, une notion très importante en gestion de projet. Faute de temps, on a souvent tendance à écouter les tests.

Lors des formations, j’entends souvent « On était limite en temps, on a écourté la phase de test. », « Les tests, on les fait à la fin du projet avec les jours qu’il reste ! ».

 

télécharger

Le test est pourtant un élément important, encore plus dans les projets informatiques.

Il existe des méthodes de test, la plus connue est ISTQB. Mais si ces méthodes sont utilisées sur des gros projets, dans des grosses entreprises. Il est difficile sur des petits projets ou dans des petites entreprises de mettre en place ces méthodes par manque de moyens : humain et financier.

Mais même dans ce cas, il ne faut pas négliger les tests.

Quelques conseils pour réussir vos tests :

  • prévoir un temps suffisant pour réaliser les tests (on n’oublie pas de les chiffrer, et de les incorporer au planning !)
  • réaliser des tests croisés, un développeur testera ses programmes comme il les a conçu donc de nombreux bugs seront oubliés ! L’idéal est de réaliser des tests croisés.

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  • Réaliser régulièrement des audits des fiches de test. Prélevez régulièrement des fiches de test (5% des fiches par exemple), et les faire dérouler par une personne neutre (un autre développeur). Si les résultats sont conformes, on peut être confiant sur le déroulement des tests, s’il y a des écarts, il faut revoir la procédure de test : refaire dérouler d’autres fiches, toutes les fiches, améliorer la rédaction des fiches de test, mettre en place les tests croisés..

GARDEZ toujours à l’esprit que le temps passé sur les tests seront toujours du temps gagné en phase de mise en production. 

Utilité d'un planning

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La question qui revient régulièrement : mais à quoi sert un planning ? Pourquoi en faire un ? 

Et pourtant un planning est un élément essentiel de la gestion de projet. Un stagiaire l’a comparé un jour à la colonne vertébrale du projet ! L’image est très juste, imaginer votre corps sans colonne vertébrale ?

Et maintenant regardez votre projet sans planning ?

C’est la même chose, il ne se tient pas droit, il a du mal à aller où l’on désire.

Pour répondre à la première question : « mais à quoi sert un planning ? »

  1. à savoir si on va tenir le délai (et le coût, et la qualité) : comment pouvez-vous savoir la date de fin de votre projet si vous n’avez pas de planning ?
  2. à justifier les coûts du projet : un planning détaillé sera l’outil idéal pour démontrer que vous avez bien besoin des hommes jours que vous demandez !
  3. à savoir s’il faut des ressources supplémentaires : Allez négocier avec votre responsable, et dite-lui « il me faut une personne en plus ? ». Que va-t-il vous répondre ? « mais sur quoi tu te bases pour le dire ? », le planning vous servira à démontrer qu’il vous faut la personne en plus.

Voici 3 raisons parmi des dizaines de raisons de faire un planning. Mais elle nous démontre bien que le planning est un outil  :

  • de pilotage,
  • de négociation.

Et vous pourquoi, il vous semble indispensable de faire un planning ?

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