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Choisir son outil de gestion de projet #Chefdeprojet #Gestionprojet #outil #planification

Une question qui revient régulièrement en formation, quel outil de gestion de projet utiliser ?

Je vous ai répondu partiellement l’autre jour sur mon article sur Excel (ici), et actuellement je travaille à vous proposer très prochainement un livre blanc sur le sujet.

On distingue 5 catégories d’outil  :

  • Excel,
  • Les outils gratuit en ligne,
  • Les outils gratuit à installer sur votre PC,
  • Les outils payant à installer sur votre pc,
  • Les outils payent en ligne.

Ils ont tous des avantages et des inconvénients, et ils ne s’adressent pas au même public !

Le choix dépendra :

  1. De la taille de votre projet ?
  2. De la taille de votre équipe ?
  3. Faites-vous une gestion de budget ?
  4. Disposez-vous d’un budget pour l’acquisition d’un logiciel ?
  5. Avez-vous l’autorisation d’installer un logiciel sur votre PC ?
  6. Vos données sont-elles confidentielles ?
  7. Devez-vous gérer du multi-projet ?

 

Vos réponses vont conditionner le choix de l’outil !

En gestion de projet, nous disposons de beaucoup d’outils ! J’avais un jour trouvé une liste de plus de 100 outils ! (du coup, j’ai abandonné mon projet de tous vous les tester !!) Le choix vu le nombre d’outils n’est pas toujours facile !

Quelques pistes :

  1. Pour des projets de moins de 50 jours, Excel peut suffire !
  2. Si vous tourner entre 50  et 400 /  500 jours, avec une équipe modeste, les outils gratuits, c’est la solution pour vous !
  3. Si votre projet est important (plus de 500 jours), qu’il faut gérer une ou plusieurs équipes. Là, il vous faut aller vers des outils payant !

Et oui, dans certains cas, je préconise vraiment les outils payants ! Aujourd’hui, il y a vraiment de très bon outil sur le marché  !

Sur les outils gratuits, même les plus complets, il manque des fonctionnalités ! Je me souviens de la 1ère formation planification avec MS*Project pour réaliser les exercices que j’ai dispensé. Un des stagiaires m’a demandé l’autorisation d’utiliser un logiciel gratuit car dans sa société pas de possibilité d’achat de MS*Project. Pas de problème pour moi, l’important est qu’il fasse les exercices pour apprendre à planifier ! A la moitié de la formation, il me dit : « Pour la suite je repasse sur Project car là, ce n’est plus réalisable avec l’outil gratuit ! ». Juste pour vous dire, que pour des fonctionnalités poussées, il n’y a pratiquement que les outils payants, donc il est vraiment important de vous poser les bonnes questions pour faire votre choix ! (Je prévois un petit arbre décisionnel dans mon livre blanc !!! Il arrive, soyez patient !).

Les informaticiens des nuls ? #Notedhumour #chefdeprojet #Gestionprojet #Analyse

Une petite note d’humour aujourd’hui !

Les informatiens des nuls -.png

Non, franchement ! On est nul ! On livre régulièrement des applications qui ne répondent pas aux besoins du client !

Et là, ce soir, je vois une personne qui s’improvise analyste !!! Ben, oui, il se propose de réaliser sur un coin de table : l’analyse pour une demande d’une copine pour un logiciel ! C’est certain, c’est la bonne méthode ! Purée, la copine, elle va avoir un super logiciel, qui répondra super bien à ses besoins !

Non, franchement, nous avec nos méthodes ! On peut aller se recoucher ! Mais oui, c’est cela, la bonne méthode d’analyse ben c’est sur un coin de table !

Fait vraiment qu’on revoit nos pratiques ! Nous n’avons rien compris, vu que nous livrons souvent des logiciels ne répondant à pas à 100% aux besoins !

On revoit nos méthodes ? Où nous expliquons qu’il faut de la méthode pour prendre un besoin ?

Oui, car franchement, si c’était aussi simple, nous le saurions ? Nous ne sommes pas non plus des ânes !!! (sic !)

Pour prendre un besoin, pour faire émerger le besoin du client, il est nécessaire d’être aguerri à cette pratique justement pour limiter le risque d’erreur.

Peut-on parler de besoin quand on a : « Je veux une lumière halogène sur mon bureau ! ». Ben, déjà ce n’est pas un besoin !!!!!!

Et oui, il s’agit d’une solution !

Le travail de l’analyste est de poser les questions afin d’obtenir le réel besoin ! Qui dans ce cas pourrait être : « je désire avoir plus de clarté sur mon bureau. », une lumière halogène sur le bureau est une des multitudes de réponse qui peut être donné !

Alors quand je vois quand je vois passer un message du type « Je cherche quelqu’un qui connait ACCESS pour développer un outil pour une copine, afin de lui fournir un outil pour la comptabilité de son commerce. « 

Comment dire ?

Je vais vous dire ce que je réponds à cela !

  1. La comptabilité : il y a des règles donc on se fait aider par une personne qui s’y connait !
  2. Pourquoi ACCESS ? Ben, sans doute parce qu’elle l’a dans la suite Office !
  3. Il existe des outils dans le commerce tout fait ! Pourquoi ils ne répondent pas à son besoin ? Est-ce vraiment une demande spécifique ? Est-ce un problème de formation ?
  4. C’est quoi son besoin ? (car là, on est aussi à la limite de la solution !)

Voilà à quoi nous servons à accompagner, à conseiller !

Non, nous ne sommes pas nul ! Nous avons une plus-value qui est le fruit de notre formation, de notre expérience !

Gérer son planning avec EXCEL ? #PROJET #GESTIONPROJET #CHEFDEPROJET

Pour 80% des chefs de projet, l’outil de planification est EXCEL.

Planning sous Excel-.png

Mais souvent, on entend : c’est galère de le faire avec EXCEL, cela prend du temps. Et le résultat est toujours le même : le planning n’est pas maintenu. Il ne sert à rien, si à faire jolie lors de la réunion de lancement.

Un planning ne sert que si on le met à jour régulièrement et que cela n’est pas une prise de tête à chaque fois !

Alors EXCEL ?

Ce que je dis : tout dépend de votre projet et du niveau auquel vous voulez aller !

La première question à vous poser : Macro planning ou micro planning ?

Si vous voulez faire un micro planning (planning détaillé), oublié tout simplement Excel. Cela va être galère pour vous !

Par contre, pour un macro planning, pourquoi pas Excel propose même des templates. Mais on reste très général.

Il faut bien voir qu’avec Excel, il ne sera pas facile de modifier une tâche.

Vous gérez une équipe ?

Alors là, oubliez tout simplement Excel, votre suivi ne sera que galère !

Réellement, ce que je constate, Excel est l’outil numéro un pour faire un planning, mais souvent ben, il n’y a pas de suivi ou alors on réalise des tâches « longues » pour que soit plus facile à suivre.

Un vrai suivi de planning ne se fait pas avec Excel ! Quand l’on parle de planning en formation souvent tout le monde en convient. Mais alors comment faire ? Je vous parlerais des alternatives à Excel dans un autre article.

 

 

Quel projet – quel cycle de vie #Gestionprojet #Chefdeprojet

choix.jpg

Le meilleur cycle de vie ? celui qui est adapté à votre projet et à votre organisation !

Le maitre mot est adaptabilité !

Je préconise de plus en plus le mélange suivant :

  • PMBOCK / PMI pour la checklist et les enchainements,
  • Cycle en V pour les différentes étapes,
  • SCRUM pour la réalisation de chaque étape.

Cette organisation convient parfaitement à tous les projets, et je ne répéterais jamais assez qu’on ne gère pas de la même façon un gros projet et un petit projet ! Dans un gros projet, on respecte la méthodologie à la lettre, sur un petit projet, on s’adapte à la taille du projet.

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