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Le chef de projet : un super capitaine sous pression ! #Chefdeprojet #Gestionprojet #unroleimportant #unrolecentral

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Une image qui m’avait été soufflé par un de mes stagiaires en gestion de projet : le chef de projet peut être comparé à un capitaine de navire.

Aujourd’hui, c’est une de mes images préférées pour parler du chef de projet.

Faisons un peu travailler notre imagination : (entre parenthèse ce qui peut être démontré.

Le capitaine (chef de projet) doit mener son bateau de Brest à New-York (l’objectif, non SMART, je vous l’accorde) dans un délais de 3 semaines (délais).

Avant de démarrer, il va :

  • préparer la route à suivre (le planning),
  • choisir son équipage (son équipe),
  • prévoir les vivres pour la traverser (les moyens techniques),
  • regarder la météo pour voir s’il y aura des tempêtes ou autres (les risques),
  • Adapter sa route en fonction de la météo (plan de prévention des risques et mise à jour du planning).

Une fois toutes ses étapes réalisées, il va pouvoir se lancer dans l’aventure de la traversée ! C’est parti !

Bien sûr, avant de partir, il aura pris le soin de distribuer à l’équipage les différents rôles, et d’organiser un point pour présenter l’équipage et le plan de route ! (En gestion de projet on n’oublie pas de réaliser également ces actions !).

Voilà, on est parti, et comme pour un projet, le capitaine devra faire face à quelques difficultés qu’il n’avait pas prévu !

Tiens le petit matelot, il a le mal de mer, il ne peut donc pas tenir son poste ! Il doit du coup adapter la répartition des rôles !

Après vérification de la météo, il voir qu’une tempête vient droit sur eux ! Quelle décision prendre ? contourner la tempête et perdre quelques jours, continuer droit sur la tempête et tenter de la passer pour tenir le délai ? mais avec un certains nombres de risques supplémentaires. A lui de prendre la meilleure décision, pas facile, il est seul face à la décision, et il subit la pression de l’armateur (le directeur de projet) qui veut satisfaire le client qui attend sa livraison  : doit-il mettre son équipage en danger ou risquer de ne pas satisfaire l’armateur ?

Il prend la décision de contourner la tempête car moins dangereux pour son équipage. Mais voilà, il va passer des heures par radio à se justifier auprès de l’armateur qui ne décolère pas, il aura 3 jours de retard, ce n’est pas concevable, mesure-t-il l’argent perdu par la compagnie ?

Du coup, vu qu’il est sous pression, il va mettre la pression sur son équipage, on contourne la tempête mais bon faut qu’on tienne le délais alors on diminue les temps de repos. On se donne à fond.

Voilà, on est enfin arriver à New-York avec un jour de retard, et là que constate-t-on ?

  1. Le client n’est pas content, la livraison n’a pas eu lieu en temps et en heure. Surtout que l’armateur ne l’a pas prévenu du potentiel retard, il attendait sa livraison sans aucune information (merci l’effet tunnel !).
  2. L’armateur n’est pas content, le capitaine n’a pas répondu à son objectif de délai.
  3. L’équipage n’est pas content : le capitaine leur a mis la pression !

Et le capitaine dans tout cela ? ben, il a fait de son mieux, il devait satisfaire : le client, l’armateur et l’équipage. Il était seul face aux décisions avec une triple pression.

Voilà un peu la difficile vie des chefs de projet, seul face aux décisions (ou très peu épaulé), mais devant rendre des comptes aux clients (ils sont en première ligne), à leur hiérarchie (qui souvent oublie les aléas projets, pourtant quand ils étaient chef de projet….), et l’équipe.

Aujourd’hui, autour de moi, je me rends compte qu’il y a de plus en plus de chef de projet à bout, qui n’en peuvent plus ! On parle beaucoup de Burnout, mais c’est un mal de plus en plus courant pour les chefs de projet.

Il aurait pu prendre la décision de passer la tempête, il aurait satisfait l’armateur, et le client mais là, cela aurait été  une partie de l’équipage qui aurait craqué !

Et oui, il est vraiment dans une position très inconfortable, les méthodes agiles permettent un peu de contourner ce mal être mais il est trop présent aujourd’hui dans de nombreuses sociétés.

Il faut que cela change, il faut qu’il y ai une prise de conscience générale que l’on ne peut pas continuer comme cela à mettre la pression soit sur le chef de projet (manager de proximité), soit sur l’équipe !

Bien sûr il y aura toujours des personnes qui se diront, mais non, ce n’est pas vrai ! Elle exagère ! (si, si, j’ai déjà les oreilles qui sifflent !).

Mais pourtant, de ce que je vois en formation, de ce que j’entends c’est devenu courant le burnout des chefs de projet. En 2016, je n’ai pas fait une formation pour des chefs de projet sans en avoir un ou plusieurs à la limite du burnout ! Il venait souvent là pour essayer de trouver des clés pour s’en sortir !

Et là, depuis 3 semaines, deux personnes qui me parlent aussi de ce burnout du chef de projet ! cela m’a fortement interpellé ! Car c’est pour cela (entre autre !) que j’ai quitté le monde du salariat, je n’en pouvais plus de cette pression continuelle ! Mais finalement, je n’étais pas la seule, ils sont nombreux mes collègues dans le même cas !

Une personne, ancienne chef de projet, qui s’est lancé dans l’entrepreneuriat et qui me parlait de ses anciens collègues : « ils sont nombreux en burnout. ».

Un de mes étudiants qui me dit : « mon maitre d’apprentissage, il est absent car en burnout. ».

Vraiment, il est urgent que cela change ! il est urgent que tout le monde comprenne l’importance de remettre l’humain dans les relations professionnelles ! Mais aussi qu’on arrête de taper sur le manager / chef de projet qui a pris sous la pression la décision de passer dans la tempête ! Il était devant un dilemme important : satisfaire son équipe ou satisfaire son manager ? La pression était importante, il a pris une décision, cette décision n’est pas la sienne, c’est celle de la pression. C’est la décision qu’on lui demande de prendre car souvent s’il veut conserver son poste et son travail il n’a pas le choix ! Franchement, il y a des moments où j’ai pris des décisions dans lesquels je ne croyais absolument pas, mais je n’avais pas le choix. C’est une décision que j’appellerais la décision de la pression mais pas du cœur !

Aujourd’hui, il est important de remettre les décisions du cœur dans l’entreprise pour le bien-être de tout le monde ! De l’armateur au matelot ! Tout le monde est important, tout le monde à sa place, mais surtout tout le monde est dans le même bateau ! Alors arrêtons de faire des trous dans la coque !

Soyons uni de l’armateur au matelot pour redonner du sens à nos projets  ! à notre travail !

Aujourd’hui, c’est un sujet qui me tient à cœur, c’est pourquoi je vous prépare une offre pour aider le chef de projet / manager de proximité à trouver sa place, à s’affirmer mais surtout à éviter le burnout pour lui ou pour les membres de son équipe !

 

Comment parler à son équipe ? #Chefdeprojet #Gestionprojet #parleràvotreequipe #utiliserlebonvocabulaire

Lorsque vous parlez à votre équipe, il est vraiment important d’utiliser le bon vocabulaire !

Chef de projet - quelques conseils pour manager%2Fanimer votre équipe.png

Et oui !

Lors de votre réunion d’équipe, si vous dites à votre équipe la phrase suivante « Alors, cette semaine, mon projet a bien avancé ! ».

 

A votre avis : comment va le prendre votre équipe ? Qu’est-ce qui va se passer dans leur tête ?

 

Là, vous êtes bon pour ramer un petit moment pour les remotiver ! Car enfin de compte, vous ne reconnaissez pas leur travail, leur participation à votre projet !

 

A la place, testez plutôt : « Alors cette semaine, notre projet a bien avancé ! »

Ok, la phrase n’est pas la meilleure mais déjà là vous allez gagner un point ! Vous ne vous êtes pas approprié le projet, vous reconnaissez leur implication ! Vous ne les démotiverez pas !

Vous vous demandez quelle est la phrase idéale ? J’ai envie de vous dire elle n’existe pas, car tout dépendra de votre équipe, des profils..

Mais essayez de leur dire :

« Cette semaine, je suis content du travail de l’équipe, notre projet a bien avancé ! ».

Là, vous marquez un 2ème point car vous les félicitez ! Oui, vous pensez à les valoriser, à donner de l’importance à leur travail, à leur effort ! Et là, vous les motivez pour la prochaine semaine ! Dans leur tête, il y a un petit « Yes ! Le chef reconnait le boulot fait ! Il n’a pas été fait pour rien ! »

 

Il est vraiment important dans votre formulation que vous pensiez à les féliciter, à souligner les efforts de chacun.

Si après une mise en production un peu tendu vous dites « Bon, on a eu des difficultés, mais c’est en production, je suis satisfait ! ». Vous pensez que vos collaborateurs, ils vont apprécié ?

Là, je pense que vous avez la réponse. (Oui, c’est bien non !).

Souvenez-vous de ce que je viens de vous expliquer ! Alors comment vous formulerez votre phrase après une mise en production un peu tendu ?

Une petite suggestion « Je tenais vraiment à vous remercier des efforts que vous avez fourni, car même si nous avons rencontré des difficultés lors de la mise en production grâce à l’implication de tous, nous avons réussi. ».  Vous pouvez même ajouté : « Vous pouvez être fière  de vous ! »  que je préfère à « Je suis fière de vous ! », mais cela c’est mon ressenti personnel !

Alors pour résumer :

  1. C’est le projet de l’équipe et non pas votre projet
  2. Penser à remercier l’équipe des efforts fournis !

Importance de la gestion de votre temps #Chefdeprojet #GestionDeprojet

téléchargerLa journée du Chef de projet est souvent très remplie !

Et vous, votre gestion de temps, vous la trouvez comment ?

Optimale ? à améliorer ?

Vous pouvez vous poser les questions suivantes :

  • Est-ce que je dispose de suffisamment de temps pour réaliser les tâches de gestion de projet ?
  • Est-ce que je suis à l’écoute de mon équipe ? le juste nécessaire ? ou bien trop à l’écoute ?
  • Est-ce que j’arrive à partir à l’heure prévue le soir ?
  • Est-ce que j’arrive à prendre le temps de manger à midi ? à prendre le temps de boire un café chaque jour avec mon équipe ?

Si vous répondez oui à ces questions, c’est que vous gérez correctement votre temps.

Si cela n’est pas le cas, il faut que vous penchiez sur l’amélioration de votre gestion de temps.

Je vous propose quelques pistes :

  • fixez 2 à 3 objectifs chaque jour.
  • fixez un temps pour répondre aux questions de vos collaborateurs (en pratiquement l’écoute active).
  • Gérez vos mails avec la méthode des 4D.

Je développerais ces méthodes dans des prochains articles.

Vous avez besoin d’aide ? n’hésitez pas à me contacter pour planifier un coaching afin de vous aider à faire le diagnostique de votre gestion de temps, mais aussi pour mettre en place de nouvelles habitudes !

 

 

Répartition du temps d'un chef de projet #GestionProjet #Chefdeprojet

Une infographie que j’aime beaucoup sur la répartition du temps d’un chef de projet.

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Posez-vous la question suivante : « Comment est réparti mon temps entre : communiquer, animer, gérer, produire ? et combien de temps en réunion ? »

Souvent un chef de projet a tendance à passer trop de temps en production. Il est souvent issu de la production, du coup, il a du mal à prendre du recul. Il est important que le chef de projet soit capable de sortir la tête de la production pour se consacrer à ses autres activités.

La phrase que j’ai noté sur le temps passé avec l’équipe est aussi importante, vous ne pouvez pas être à son écoute si vous passez trop de temps en réunion. Faites des réunions plus efficaces afin de gagner du temps (nous reviendrons sur ce sujet dans un autre article.)

 

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