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Choisir son outil de gestion de projet #Chefdeprojet #Gestionprojet #outil #planification

Une question qui revient régulièrement en formation, quel outil de gestion de projet utiliser ?

Je vous ai répondu partiellement l’autre jour sur mon article sur Excel (ici), et actuellement je travaille à vous proposer très prochainement un livre blanc sur le sujet.

On distingue 5 catégories d’outil  :

  • Excel,
  • Les outils gratuit en ligne,
  • Les outils gratuit à installer sur votre PC,
  • Les outils payant à installer sur votre pc,
  • Les outils payent en ligne.

Ils ont tous des avantages et des inconvénients, et ils ne s’adressent pas au même public !

Le choix dépendra :

  1. De la taille de votre projet ?
  2. De la taille de votre équipe ?
  3. Faites-vous une gestion de budget ?
  4. Disposez-vous d’un budget pour l’acquisition d’un logiciel ?
  5. Avez-vous l’autorisation d’installer un logiciel sur votre PC ?
  6. Vos données sont-elles confidentielles ?
  7. Devez-vous gérer du multi-projet ?

 

Vos réponses vont conditionner le choix de l’outil !

En gestion de projet, nous disposons de beaucoup d’outils ! J’avais un jour trouvé une liste de plus de 100 outils ! (du coup, j’ai abandonné mon projet de tous vous les tester !!) Le choix vu le nombre d’outils n’est pas toujours facile !

Quelques pistes :

  1. Pour des projets de moins de 50 jours, Excel peut suffire !
  2. Si vous tourner entre 50  et 400 /  500 jours, avec une équipe modeste, les outils gratuits, c’est la solution pour vous !
  3. Si votre projet est important (plus de 500 jours), qu’il faut gérer une ou plusieurs équipes. Là, il vous faut aller vers des outils payant !

Et oui, dans certains cas, je préconise vraiment les outils payants ! Aujourd’hui, il y a vraiment de très bon outil sur le marché  !

Sur les outils gratuits, même les plus complets, il manque des fonctionnalités ! Je me souviens de la 1ère formation planification avec MS*Project pour réaliser les exercices que j’ai dispensé. Un des stagiaires m’a demandé l’autorisation d’utiliser un logiciel gratuit car dans sa société pas de possibilité d’achat de MS*Project. Pas de problème pour moi, l’important est qu’il fasse les exercices pour apprendre à planifier ! A la moitié de la formation, il me dit : « Pour la suite je repasse sur Project car là, ce n’est plus réalisable avec l’outil gratuit ! ». Juste pour vous dire, que pour des fonctionnalités poussées, il n’y a pratiquement que les outils payants, donc il est vraiment important de vous poser les bonnes questions pour faire votre choix ! (Je prévois un petit arbre décisionnel dans mon livre blanc !!! Il arrive, soyez patient !).

Les informaticiens des nuls ? #Notedhumour #chefdeprojet #Gestionprojet #Analyse

Une petite note d’humour aujourd’hui !

Les informatiens des nuls -.png

Non, franchement ! On est nul ! On livre régulièrement des applications qui ne répondent pas aux besoins du client !

Et là, ce soir, je vois une personne qui s’improvise analyste !!! Ben, oui, il se propose de réaliser sur un coin de table : l’analyse pour une demande d’une copine pour un logiciel ! C’est certain, c’est la bonne méthode ! Purée, la copine, elle va avoir un super logiciel, qui répondra super bien à ses besoins !

Non, franchement, nous avec nos méthodes ! On peut aller se recoucher ! Mais oui, c’est cela, la bonne méthode d’analyse ben c’est sur un coin de table !

Fait vraiment qu’on revoit nos pratiques ! Nous n’avons rien compris, vu que nous livrons souvent des logiciels ne répondant à pas à 100% aux besoins !

On revoit nos méthodes ? Où nous expliquons qu’il faut de la méthode pour prendre un besoin ?

Oui, car franchement, si c’était aussi simple, nous le saurions ? Nous ne sommes pas non plus des ânes !!! (sic !)

Pour prendre un besoin, pour faire émerger le besoin du client, il est nécessaire d’être aguerri à cette pratique justement pour limiter le risque d’erreur.

Peut-on parler de besoin quand on a : « Je veux une lumière halogène sur mon bureau ! ». Ben, déjà ce n’est pas un besoin !!!!!!

Et oui, il s’agit d’une solution !

Le travail de l’analyste est de poser les questions afin d’obtenir le réel besoin ! Qui dans ce cas pourrait être : « je désire avoir plus de clarté sur mon bureau. », une lumière halogène sur le bureau est une des multitudes de réponse qui peut être donné !

Alors quand je vois quand je vois passer un message du type « Je cherche quelqu’un qui connait ACCESS pour développer un outil pour une copine, afin de lui fournir un outil pour la comptabilité de son commerce. « 

Comment dire ?

Je vais vous dire ce que je réponds à cela !

  1. La comptabilité : il y a des règles donc on se fait aider par une personne qui s’y connait !
  2. Pourquoi ACCESS ? Ben, sans doute parce qu’elle l’a dans la suite Office !
  3. Il existe des outils dans le commerce tout fait ! Pourquoi ils ne répondent pas à son besoin ? Est-ce vraiment une demande spécifique ? Est-ce un problème de formation ?
  4. C’est quoi son besoin ? (car là, on est aussi à la limite de la solution !)

Voilà à quoi nous servons à accompagner, à conseiller !

Non, nous ne sommes pas nul ! Nous avons une plus-value qui est le fruit de notre formation, de notre expérience !

Se faire accompagner ! #Entrepreneuse #faitesappeladespros

Ce soir un petit coup de gueule !

En colère !

Dans votre projet, faites-vous accompagner par des pros ! Oui, le copinage, les relations de relation ! On laisse tomber si on veut avoir un service convenable !

 

Quand je vois passer sur Facebook un message « je cherche un spécialiste X pour une copine qui veut faire…. ».

Ben, oui, vous allez sans doute trouver ! Mais est-ce que vous aurez un service répondant à vos attentes ? Non !!! Combien d’entrepreneuses reviennent ensuite vers de vrai spécialiste  ? Ou qui font avec un produit qui ne répond pas à leur besoin ?

 

Alors, pour gagner du temps, de l’argent (et oui aussi !), osez faire appel à des professionnel/les !

 

Des professionnel/les seront vous conseiller, vous apporterons le service qui correspond à votre réel besoin !

Un site internet : cela ne s’improvise pas ! Il est important d’être bien accompagné dans la prise de besoin, dans la réalisation. C’est une affaire de spécialiste !

Besoin d’un logiciel : c’est pareil, appeler un professionnel dont c’est le métier !

Besoin d’un outil de communication : faites appel à un vrai professionnel !

Il est vraiment important de faire appel à la bonne personne pour avoir le bon service !

C’est un métier et non un amusement ! Alors faites un investissement qui sera rentable pour votre entreprise !

Mieux se connaître face à l’entrepreneuriat #Entrepreneuse #SWOT #seconnaitre #connaitresonentourage

Vos forces d'entrepreneuse !.png

La matrice SWOT ? Vous connaissez ?

Si vous êtes une entrepreneuse, vous avez déjà dû en entendre parler ! Car c’est souvent demandé dans les études stratégiques.

 

Mais si nous la détournions pour découvrir nos forces et nos faiblesses face à l’entrepreneuriat !

Si vous n’êtes pas encore en activité, son exercice sera encore plus puissant et vous aidera grandement !

 

La matrice SWOT :

Force Faiblesse
Vous 1 2
L’extérieur 3 4

 

 

Vous pouvez la remplir de façon classique, mais je vais vous inviter à la faire de façon agile !

Pour se faire, il vous faut 3 outils :

  • Des feuilles A4 (4)
  • Des post-it
  • Un stylo

 

  1. Préparons les 4 feuilles A 4, avec les titres suivants  :
    1. Mes forces
    2. Mes faiblesses ou point à améliorer
    3. Mes forces grâce à mon entourage
    4. Mes faiblesses à cause de mon entourage

 

 

  1. Prenez maintenant les post-it, listez tout ce qui vous vient à l’esprit sans pour l’instant essayer de les classifier. Pour vous aider, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
    1. Comment je me définis ? Ambitieuse ? Timide ? Dynamique ? Peureuse ?
    2. Quelle est ma formation ?
    3. Ce que j’aime faire ?
    4. Ce que je déteste faire ?
    5. Mon entourage, il me considère comment ?
    6. Mon conjoint, il est ouvert à mon projet ?
  2. Maintenant, vous devez avoir un certain nombre de post-it. Placer les sur les différentes feuilles A4.

Vous aurez ensuite une très bonne visibilité de vos forces et faiblesses.

Il ne vous reste plus qu’à les exploiter pour progresser ! (n’hésitez pas à vous faire aider pour les exploiter !)

Comprendre l'agilité #Agile #Comprendre #Origine

Dans cet article, je vais vous conter une petite histoire, l’histoire de l’agilité !

Histoire de l'agilité.png

Il faut savoir qu’au départ, cela vient de la gestion de projet informatique, et plus précisément du développement logiciel.

Là, je vais vous raconter l’histoire de Théo, Théo c’est un chef de projet, la gestion de projet n’a pas de secret pour lui, il est expert !

Il doit réaliser le nouveau site internet de sa société. Pas de difficulté particulière pour lui, il dispose d’un cahier des charges complet, il va se lancer.

La 1ère chose qu’il fait, c’est de préparer le travail : trouver l’équipe, définir le planning…

Et voilà le projet sur de bons rails, vous ne trouvez pas ? Le planning est fait, il est détaillé , le projet sera terminé dans 6 mois !

Allez on démarre !

L’équipe commence à travailler sur le projet selon le planning réalisé par Théo, on avance, bien sûr, quelques soucis sont rencontrés, mais bon, rien de méchant…

Théo met à jour son planning, ouf, il avait prévu des tampons, donc pour l’instant tout va bien.

Mince, il n’avait pas prévu que le développeur principal se casse la jambe lors d’un WE ! Hum, pas bon pour le projet, il refait son planning… Plus qu’à annoncer un retard d’un mois !

Vous vous doutez bien que le client n’est pas content !

Voilà, au bout des 7 mois, Théo est fier, le site est prêt, il organise la démonstration à son client (la direction de la communication de son entreprise).

Et là ? Mais qu’est-ce qui se passe ? Le client n’est pas satisfait, Théo et son équipe n’ont pas bien compris son besoin !

Et nous voilà parti pour 6 semaines de correctif !

Cette petite histoire est très proche de la réalité malheureusement, le besoin du client évolue, n’est pas évident à comprendre, l’équipe n’arrive pas à respecter le planning qu’on a estimé !

Il existe une solution miracle ? Non ! Mais les méthodes dites agile vont permettre de diminuer un peu ces risques.

Comment ? En appliquant quelques règles du génie logiciel !

Pour mieux comprendre, on va reprendre l’histoire de Théo.

Théo doit donc refaire le site internet de la société. Pour cela, il va travailler de concert avec le client qui lui racontera l’histoire de son site ! C’est un dialogue permanent durant tout le projet.

Mais autre changement, il ne fera pas de planning ! Si un macro planning qui définira juste les grands jalons du projet (les versions par exemple).

Et pour le reste, il fera confiance à son équipe qui s’organisera toute seule. Oui, Théo n’aura plus à lui communiquer toutes les semaines les tâches à faire, l’équipe s’autogère, elle définit elle-même le travail à faire ! Bon, d’accord au début, Théo, il a du mal car il doit apprendre à lâcher prise sur le travail de ses équipiers, et accepter de perdre un peu le contrôle.

Mais en fin de compte, cela se passe bien. Théo utilise avec son équipe la méthode SCRUM qui préconise un certains nombres de cérémonials, quelques règles. Tout le monde a été formé.

Le développeur qui se casse la jambe ? pas grave on ajuste le « A faire », et on avance tranquillement !

Le projet avance, le client fait des retours réguliers (lors des cérémonials prévus) , il lui arrive même d’ajouter des demandes ou d’en supprimer. Le projet avance et au bout de 6 mois, l’équipe peut mettre une version du site en ligne, une version conforme aux souhaits du client.

Dans cette petite histoire, on voit quelques notions importantes des méthodes dites agile :

  1. L’implication du client avec des retours réguliers lors des cérémonials
  2. Responsabilisation de l’équipe (auto-gestion)
  3. Lâcher prise de la part du chef de projet (bon, là, ce n’est pas écrit dans le manifeste, mais je pense que c’est hyper important !).
  4. On s’adapte en permanence : on peut ajouter ou supprimer des fonctionnalités durant tout le déroulement du projet sans problème.
  5. On livre à la date prévue, un logiciel qui fonctionne ! (voir mon article ….. Pour mieux comprendre ce concept).

L’agilité, c’est vraiment un changement d’état d’esprit pour tous les acteurs du projet et de l’entreprise (client, équipe projet, management).

Ce qui est important de retenir, c’est qu’il s’agit d’une méthode adaptable, flexible, axé sur le résultat et non sur comment on va le faire !

Envie d’en savoir plus ? N’hésitez pas à me contacter !

S’organiser de façon agile #Entrepreneuse #Agile #mieuxsorganiser

Suite à mon webinaire du 6 mars, je vous avais promis cette article qui résumerait ce que j’avais dit !

Organisation AGILE

L’agilité, cela vient au départ du développement logiciel. Ce n’est pas à proprement parlé une méthode, j’aime plus parler d’approche différente de la gestion de projet.

Le manifeste agile a été écrit en 2001 lors d’une réunion de 17 experts, ils n’ont pas inventé la méthode, non, ils ont juste mis en commun leurs pratiques pour définir ce qui est devenu les méthodes dites agile.

Ici, ce qui va nous intéresser  au niveau de ce qui est noté dans le manifeste, c’est la notion d’adaptabilité et de flexibilité !

Oui, on va apprendre à s’organiser autrement de façon flexible et adaptable.

En agilité, on ne gère plus de planning détaillé, vous savez ceux où l’on disait alors telle jour, je vais faire cela, cela va me prendre tant de temps !

Non, là, c’est terminé, en agile, on ne fonctionne plus de cette façon.

Pour s’organiser de façon agile, il faut trois outils :

  • Des post-it (d’une ou plusieurs couleurs à vous de choisir !)
  • Un tableau (ou faisant fonction de tableau, personnellement, j’ai pris des feuilles A4 et je me suis fait un petit tableau à ma façon !).
  • Un stylo (ben, oui, va bien falloir écrire sur les post-it et mettre en forme le tableau !

La première chose à mettre en place, c’est la backlog des choses à faire. C’est quoi ? c’est tout simplement le bac de tout le travail que vous avez à faire ! Une tâche à faire : vous faites un post-it et le mettez dans la backlog. La backlog, c’est pour moi, une feuille à A4 que j’ai positionné à gauche de mon tableau agile (je vais y venir).

Il n’y a pas de restriction du nombre de post-il à mettre dans la backlog, vous y mettez vraiment tout le travail à faire.

Un post-it, peut se présenter sous différentes formes :

  • Soit juste une action :  par exemple, moi, j’ai des post-it qui ne contiennent que la tâche « Ecrire un article blog entrepreneuriat ».
  • Soit c’est un sujet, et je détaille les différentes tâches que j’ai à faire sur le post-it. Pour mes formations, j’ajoute les tâches : Réserver train, réserver hôtel, vérifier support de cours, faire le devis, faire le dossier, faire la facture… cela me permet d’avoir un post-it pour un projet de formation.

 

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Vous pouvez si vous avez plusieurs couleurs de post-it, très bien, mettre une couleur par thème.

Etape suivante définir votre tableau agile.

Perso, je travaille avec deux colonnes :

  •  A Faire: ce que je désire faire aujourd’hui ou rapidement,
  • En cours : ce que je suis en train de faire, ou qui est commencé (pour les tâches qui peuvent durer un petit moment).

 

Mais pour une meilleure visibilité, je vais fonctionner avec des lignes d’eau, ce sont des lignes verticales qui me permettent de classifier les différents thèmes

Voici à quoi ressemble le mien :

 

A faire En cours
Admin
Formation
Université
Blog/FB
Offre

 

Le tableau en l’état peut fonctionner, mais je me donne des limitations. Ben oui, je ne veux pas commencer 50 tâches et ne rien finir.

Je me suis donc mis des limitations  par colonne.

Cela donne ceci :

A faire

8

En cours

4

Admin
Formation
Université
Blog/FB
Offre

Cela va par exemple dire, que je n’ai pas le droit d’avoir plus de 4 tâches en cours, plus de 4 post-it dans la colonne ! Cela m’oblige à en terminer un pour pouvoir en reprendre un autre.

Dans mon cas, j’ai ajouté également des limitations au niveau des lignes pour essayer de traiter tous les thèmes.

Cela donne cela :

 

A faire

8

En cours

4

Admin

2

Formation

(Aucune)

Université

2

Blog/FB

2

Offre

2

Ce qui veut dire que je ne peux avoir en même temps dans le tableau que deux actions sur mes offres, ou d’administratif.

Par contre, une petite particularité, que je m’autorise c’est dans la ligne « Formation », je ne mets pas de limitation et cela ne compte pour la colonne. Car en fin de compte, je peux avoir plusieurs actions de formation d’ouverte en même temps, je fais le post-it dès que une formation est partante. Là par exemple, j’en ai déjà 3 sur le mois de mai, donc j’ai 5 post-it en cours, les 2 de mars que je dois solder, et les 3 que je vais faire en mai.

Mes notes pour le Webinaire :

 

 

 

La force de cette méthode, c’est vraiment le côté visuel ! Et son adaptabilité, il m’arrive souvent de changer des post-it dans la colonne à faire en fonction de nouvelles urgences, demandes ou tout simplement en fonction de mes envies du moment.

Ce qui est aussi important dans cette méthode, c’est qu’on ne se met pas la pression ! Ben oui, vous savez le truc qu’on avait prévu le mardi matin, et que le jeudi soir on n’a pas encore fait !

Pas grave ! Puisqu’on n’avait rien de prévu le mardi matin, juste des tâches à faire, et on les a fait !

Voilà pour ce que j’ai présenté lors du webinar !

Perso, je suis une adepte à 200% de cette méthode car elle me correspond. Mais comme il s’agit vraiment d’un changement d’état d’esprit, je peux concevoir qu’elle convienne pas à tout le monde, ou que pour certaines ils faillent un petit temps d’adaptation.

Au départ, dans mon métier de chef de projet informatique, j’étais très dubitative de ses méthodes, et plus je les découvre, plus je les trouve génial !

On peut dans notre rôle d’entrepreneuse, être agile, cela nous apportera beaucoup. Mais pas seulement pour notre organisation, c’est agilité, c’est flexibilité, c’est notre force !

Pour revoir le Webinaire : rejoignez le groupe Facebook : Les entrepreneuses agile

Pour aller plus loin, c’est aussi sur le groupe ou vous pouvez me contacter !

Gérer son planning avec EXCEL ? #PROJET #GESTIONPROJET #CHEFDEPROJET

Pour 80% des chefs de projet, l’outil de planification est EXCEL.

Planning sous Excel-.png

Mais souvent, on entend : c’est galère de le faire avec EXCEL, cela prend du temps. Et le résultat est toujours le même : le planning n’est pas maintenu. Il ne sert à rien, si à faire jolie lors de la réunion de lancement.

Un planning ne sert que si on le met à jour régulièrement et que cela n’est pas une prise de tête à chaque fois !

Alors EXCEL ?

Ce que je dis : tout dépend de votre projet et du niveau auquel vous voulez aller !

La première question à vous poser : Macro planning ou micro planning ?

Si vous voulez faire un micro planning (planning détaillé), oublié tout simplement Excel. Cela va être galère pour vous !

Par contre, pour un macro planning, pourquoi pas Excel propose même des templates. Mais on reste très général.

Il faut bien voir qu’avec Excel, il ne sera pas facile de modifier une tâche.

Vous gérez une équipe ?

Alors là, oubliez tout simplement Excel, votre suivi ne sera que galère !

Réellement, ce que je constate, Excel est l’outil numéro un pour faire un planning, mais souvent ben, il n’y a pas de suivi ou alors on réalise des tâches « longues » pour que soit plus facile à suivre.

Un vrai suivi de planning ne se fait pas avec Excel ! Quand l’on parle de planning en formation souvent tout le monde en convient. Mais alors comment faire ? Je vous parlerais des alternatives à Excel dans un autre article.

 

 

Le cérémonial le plus important de SCRUM (Pour moi) #Agilité #SCRUM #AGILE #GESTIONPROJET #CHEFDEPROJET

Cérémonial.png

Il y a un cérémonial que j’affectionne tout particulièrement dans SCRUM, car il est pour moi, la force de cette méthode ! (J’utilise méthode car c’est comme cela qu’on le défini mais voir mon article « Méthode Agile ? Approche agile ? »)

C’est la rétrospective de sprint !

Pourquoi ? Car cela permet à l’équipe de s’améliorer, de progresser.

Durant une rétrospective de sprint, on va faire le bilan du fonctionnement du dernier sprint. Mais pas dans l’optique de se juger, mais bien, dans cette idée de s’améliorer, de progresser !

En agile, en scrum, on a le droit de se tromper, ce n’est pas grave, on va chercher ensuite des solutions pour s’améliorer, pour améliorer le fonctionnement de l’équipe !

On donne carte blanche à l’équipe pour définir son fonctionnement, pour progresser.

En méthode classique, j’insiste fortement sur la nécessité de réaliser les rapports de fin de projet. C’est même un rendu obligatoire pour mes étudiants en projet tutoré.

Et là, en SCRUM, il faut en faire mais avec une approche différente car ce n’est pas seulement le chef de projet qui fait le RETEX mais toute l’équipe. Et là, cela permet de vraiment faire évoluer les pratiques.

Car je dirais 1+1 = 3 et oui, on est encore meilleur à plusieurs !!

N’oubliez pas ce cérémonial, mais surtout, il ne doit pas être fait pour être fait. Non, faites le sérieusement, vous verrez, votre équipe progressera et cela ne sera que du bénéfice pour votre projet !

Méthode agile ? Approche agile ? #Agilité #GestionProjet #Méthode #Approche

J’ai un réel problème avec ce terme de méthode agile !

Seize the Day.png

Pourquoi ?

Une méthode pour moi, c’est vraiment quelque chose qu’il nous faut respecter, appliquer. C’est quelque chose qui est très codifié.

L’agilité, c’est plus un état d’esprit, plus quelque que chose de modelable !

Alors, oui, certains vous diront : ben, il faut faire comme cela, c’est SCRUM qui le dit ! (ou une autre « méthode » agile.

A cela, je leur répond : n’est-ce pas le monde des bisounours de vouloir faire entrer SCRUM de force dans les organisations actuels ?

Ayant, l’occasion de voir en formation actuellement énormément de grandes entreprises, je constate que si j’avais ce regard sur l’agilité, ben, la plupart de mes stagiaires se dirait en sortant de formation : ben, c’est bien comme méthode, mais bon, nous on ne pourra pas l’utiliser !

Finalement, l’agilité peut être utiliser dans de nombreuses sociétés, mais pas en prenant une boule de bowling , et hop, on la lance ! Résultat  : Strike !!!!!! Mais dans ce cas, cela ne sera pas positif ! Car ce sont les équipes qui seront à terre et votre projet. En plus, ces personnes arriveront en formation en disant : cela ne marche pas ! c’est des conneries ! (j’en ai vu passer plus d’un avec cet avis sur l’agilité !)

Finalement l’agilité, c’est prendre une boule en pâte à modeler, et l’objectif est de faire rentrer cette boule dans votre projet, votre entreprise ! Mais vous l’imaginez bien : la boule de pâte à modeler, elle va s’adapter, elle va prendre la forme que vous lui donnerez !

Mais attention, oui, les méthodes agiles ont les adaptes à son entreprise, projet, équipe… Par contre, il est important de ne pas les dénaturer ! Il est impératif de garder l’état d’esprit, de garder en tête ce que contient le manifeste agile, mais après on module, on adapte  !

C’est pour cela que je préfère parler d’approche agile, car à mon sens, nous ne sommes pas dans  quelque chose qu’il faut impérativement respecter, de normé !

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